Informasi Terdokumentasi

Pengadilan telah mendokumentasikan Manual Anti Penyuapan untuk menjelaskan komitmen organisasi dalam Penerapan SMAP.
Dokumentasi SMAP yang dipergunakan terdiri atas:
a. Manual SMAP;
b. Sasaran dan Program Kerja SMAP,
c. Standar Operasional Prosedur (SOP);
d. Dokumen Pendukung.
Dokumen yang mendukung, yang dijadikan sebagai acuan/referensi. Dokumen yang masuk dalam dokumen pendukung merupakan pendukung proses kegiatan antara lain: Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Mahkamah Agung, Surat Keputusan Mahkamah Agung, Surat Edaran Mahkamah Agung, Surat Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung, Surat Keputusan Panitera Mahkamah
Agung, Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum, Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan lainnya terkait dengan pengadilan, atau dokumen lain yang berasal dari luar Pengadilan yang digunakan sebagai referensi.

Cakupan Informasi Terdokumentasi
Ruang lingkup informasi terkendali pada Pengadilan yaitu :
a. Dokumen internal (Manual Anti Penyuapan, Prosedur Manajemen, Instruksi Kerja, Referensi dan Formulir) dan semua jenis informasi terdokumentasi lain yang dikeluarkan oleh Pengadilan;
b. Dokumen eksternal yang meliputi (Peraturan Perundangan & Standar Eksternal lainnya) dan semua jenis informasi terdokumentasi lain yang dikeluarkan oleh pihak eksternal dan digunakan oleh Pengadilan dalam Penerapan aktivitas SMAP;
c. Membuat dan memperbaharui informasi terdokumentasi;
d. Penyimpanan dan pemusnahan informasi terdokumentasi.

Pengendalian Dokumen SMAP
Pengadilan perlu menyusun SOP Pengendalian Dokumen SMAP.
Pengendalian dokumen SMAP yang dimaksud adalah:

a. Manual SMAP, ini dibuat dan disiapkan oleh Tim Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP) dan disahkan oleh Ketua Pengadilan selaku Manajemen Puncak serta didistribusikan oleh FKAP;
b. Fungsi Kepatuan Anti Penyuapan (FKAP) bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektifitas SMAP dengan otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab dan melaporkan hasil/kinerja SMAP kepada Manajemen Puncak;
c. Manual SMAP ini termasuk dokumen yang dikendalikan. Tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam standar pelayanan pengendalian dokumen;
d. Manual ini akan ditinjau ulang 3 (tiga) tahun sekali untuk penyesuaian/perbaikan.

Dokumen SMAP dipastikan terkendali:
a. Dokumen SMAP adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan SMAP.
b. Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen SMAP yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar.
c. Cara pengendalian dokumen diatur dalam standar pelayanan dan dipahami oleh semua pihak terkait.
d. Standar operasional Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb:

• Pembuatan dokumen;
• Pemeriksaan dokumen;
• Pengesahan dokumen;
• Menetapkan status dokumen;
• Memberi penomoran pada setiap dokumen;
• Pendistribusian dokumen;
• Penerimaan dokumen;
• Peninjauan ulang / revisi dokumen;
• Penanganan dokumen eksternal;
• Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku;
• Manual SMAP dan standar pelayanan umum serta dokumen —
  dokumen eksternal serta kegiatan pendukung lainnya seperti
  uraian tugas, rencana perbaikan dan berkesinambungan
  dikendalikan oleh FKAP.

Pengendalian Rekaman
Semua rekaman /arsip dikelola dengan baik.
a. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari
kegiatan yang telah dilaksanakan.

b. Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.

c. Rekaman dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.

d. Rekaman yang ada Unit dikendalikan oleh masing — masing Unit.